File mềm là gì? Các định dạng của file mềm

Khi làm việc với máy tính, chúng ta thường nghe nhiều về file mềm và file cứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu rõ và phân biệt được hai khái niệm này nên thường dẫn đến việc nhầm lẫn giữa hai loại file. Vậy file mềm là gì? File mềm gồm có những định dạng nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết bên dưới.

File mềm là gì?

File mềm là những tệp tài liệu được tạo ra để lưu trữ trong những thiết bị khác nhau như laptop, máy tính, usb. Những file này thường bao gồm các loại định dạng  như tệp văn bản, tệp ảnh, tệp nhạc… File mềm có thể chứa dữ liệu hoặc không chứa dữ liệu.

Một số những định dạng của file mềm

File word

Word là một phần mềm để soạn thảo văn bản phổ biến trên máy tính. Khi bạn muốn chuẩn bị một tài liệu mới cho công việc của mình thì bước đầu tiên hãy tạo một file word để lưu trữ. Khi soạn thảo tài liệu trong Word, người dùng có thể điều chỉnh hiệu ứng phông chữ, màu sắc tùy thích, bên cạnh đó, bạn có thể chèn ảnh, âm thanh vào văn bản của mình.

File ảnh

Định dạng JPG

JPG là tệp định dạng hình ảnh phổ biến hiện nay, được phát triển bởi JPEG, với mục tiêu trở thành định dạng chuẩn nhất cho những nhiếp ảnh gia. Theo đó, JPG sẽ tìm các phần thừa của dữ liệu để nén bức ảnh thành những vùng nhỏ hơn. Phần mềm này chỉ dùng để lưu trữ hình ảnh và không được dùng để chỉnh sửa.

Định dạng PNG

Ưu điểm của định dạng PNG là nén hình ảnh nhưng không làm giảm chất lượng của hình ảnh ban đầu. Định dạng PNG thường được sử dụng để lưu trữ logo, thiết kế web, hình nền… Tương tự như GIF và JPG, PNG cũng hỗ trợ màu lần lượt là 8-bit và màu 24-bit RGB.  PNG được sử dụng rộng rãi để lưu trữ hình ảnh hiện nay.

Định dạng GIF

GIF là một định dạng hình ảnh được phát triển lâu đời nhưng vẫn phổ biến cho đến ngày nay. Điểm nổi bật khi lưu hình ảnh bằng GIF là có thể lưu ảnh động và tập tin có khả năng lưu lại màu trong suốt. Tuy nhiên, GIF không được các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp sử dụng bởi có dung lượng ảnh nhỏ hơn JPG và PNG do bảng màu hạn chế. Ngày nay, người ta thường sử dụng GIF để lưu trữ ảnh động nhỏ, icon hoặc ảnh trong suốt….

File PDF

Cũng giống như word, PDF là một phần mềm hỗ trợ người dùng soạn thảo và định dạng văn bản được phát triển bởi Adobe Systems. Điểm nổi bật của PDF là độ bảo mật rất cao và thường dùng để soạn thảo những tài liệu quan trọng. Và đây cũng là một trong những tệp văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay bởi một số những ưu điểm như sau:

Tệp PDF thường có dung lượng nhỏ nên bạn dễ dàng chia sẻ file qua mail, mạng xã hội…

Người dùng có thể dễ dàng xem tệp PDF thông qua máy tính, laptop, điện thoại…

Bạn có thể chuyển đổi từ PDF sang các tệp văn bản khác như Word một cách đơn giản.

File excel

Excel là một tệp bảng tính được phát triển bởi Microsoft Office, thường được sử dụng để lưu trữ, quản lý các số liệu và thực hiện các phép toán. Ưu điểm nổi bật của excel là giúp người dùng nhập các số liệu dễ dàng bởi các hàng và ô được phân chia rõ ràng, qua đó thực hiện các công thức toán học khoa học và nhanh chóng.

Bảng tính excel được rất nhiều người sử dụng hiện nay, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, nhân sự, quản trị dự án…

Sự khác nhau giữa file mềm và file cứng

File cứng là những tài liệu đã được in trên giấy và chúng ta có thể cầm nắm được. Ví dụ, những bản CV hay hồ sơ xin việc đã được in ra và nộp cho công ty, thì được gọi là file cứng. File cứng và file mềm sẽ có cùng một nội dung như nhau, nhưng hình thức lưu trữ khác nhau. File mềm sẽ được lưu trên thiết bị như điện thoại, laptop…file cứng đã được in ra trên giấy.

Với những thông tin chia sẻ về file cứng, file mềm là gì, các định dạng của file mềm, hy vọng các bạn hiểu rõ và phân biệt được hai khái niệm này.

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?

Quản lý tiến độ bằng công việc bằng excel là tài liệu dùng để ghi lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Nhằm kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động.

Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên là một việc rất cần thiết mà bắt buộc bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Nếu trước kia, chúng ta thường xử lý các số liệu và ghi lại công việc trên giấy rất phức tạp, mất thời gian và không khoa học, thì ngày nay việc thể hiện tiến độ công việc trên file excel đã được nhiều công ty sử dụng, bởi sự tiện lợi và khoa học mà nó mang lại. Vậy quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì? Cùng tham khảo chi tiết trong bài viết này nhé!

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?

Excel là một chương trình bảng tính, trình bày các thông tin dưới dạng bảng, tính toán và thống kê các số liệu. Theo đó, bảng tính excel được tạo bởi hàng và cột, giúp người dùng dễ dàng nhập các con số và thực hiện các phép tính. Với giao diện rõ ràng và dễ sử dụng, excel đã trở thành một công cụ đắc lực cho mọi người trong việc quản lý tiến độ công việc của mình và của doanh nghiệp.

Trong đó, file excel quản lý công việc thường phải bao gồm đầy đủ những thông tin sau: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần thực hiện, ngày tháng giao việc, ngày giờ hoàn thành, số ngày thực hiện.

Tại sao phải cần có bảng theo dõi tiến độ công việc?

Khi làm việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào, thì việc quản lý tiến độ công việc luôn là một việc cần thiết. Cụ thể, vai trò của bảng quản lý tiến độ công việc như sau:

Phân chia thời gian và phân bố nhân sự hợp lý: trong bảng excel này, mỗi công việc sẽ có những mốc thời gian hoàn thành khác nhau. Qua đó, giúp nhân viên có thể tự phân bổ thời gian một cách hợp lý cũng như đưa ra những phương án dự trù nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh như thay đổi ngày làm việc, thay đổi nhân sự…

Theo dõi và giám sát công việc của nhân viên: nhờ vào bảng quản lý tiến độ này, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tiến độ làm việc của người lao động, cũng như nhân viên có thể tự quản lý công việc của bản thân. Khi nhìn vào bảng quản lý tiến độ, bạn có thể biết được các công việc mình đã hoàn thành, có đúng với thời hạn công ty đặt ra hay không, có bị trễ tiến độ không…từ đó có thể rút kinh nghiệm và cải thiện để làm việc vừa hiệu quả và đúng thời hạn mà cấp trên đã giao.

Đánh giá chính xác tiến độ của nhân viên: bên cạnh giám sát công việc, bạn có thể đánh giá được năng lực và trình độ của nhân viên một cách khách quan và chính xác nhất.

Những nhược điểm khi sử dụng bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel

Khi sử dụng excel, không phải ai cũng có thể thành thạo sử dụng bảng tính này. Excel đòi hỏi người dùng phải biết một số những kỹ năng, các thủ thuật cũng như một số những phép toán. Thế nên, đây là một phần mềm khá phức tạp để sử dụng cho việc quản lý tiến độ công việc.

Bên cạnh đó, khả năng xử lý lưu trữ dữ liệu cũng là một điểm yếu khi sử dụng bảng tính excel. Bởi excel không có khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu cùng với thời gian lưu trữ khá ít. Đối với những doanh nghiệp cần một phần mềm lưu trữ lớn để theo dõi lại những công việc đã thực hiện trước đó thì excel không phải là một lựa chọn tối ưu.

Chưa kể đến trường hợp, mỗi ngày chúng ta phải cập nhật công việc liên tục, sau đó phải gửi cho người quản lý dự án hoặc người giám sát để kiểm tra, nếu có thay đổi thì phải chỉnh sửa và gửi một file mới. Vì thế, dễ gây chậm trễ và khó kiểm soát quá trình thực hiện công việc.

 

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là một bảng tính được trình bày khoa học, quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào yêu cầu công việc, mà mỗi công ty có thể lựa chọn những phần mềm quản lý khác nhau để kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên một cách hiệu quả.