Quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?

Quản lý tiến độ bằng công việc bằng excel là tài liệu dùng để ghi lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên. Nhằm kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động.

Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên là một việc rất cần thiết mà bắt buộc bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Nếu trước kia, chúng ta thường xử lý các số liệu và ghi lại công việc trên giấy rất phức tạp, mất thời gian và không khoa học, thì ngày nay việc thể hiện tiến độ công việc trên file excel đã được nhiều công ty sử dụng, bởi sự tiện lợi và khoa học mà nó mang lại. Vậy quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì? Cùng tham khảo chi tiết trong bài viết này nhé!

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?

Excel là một chương trình bảng tính, trình bày các thông tin dưới dạng bảng, tính toán và thống kê các số liệu. Theo đó, bảng tính excel được tạo bởi hàng và cột, giúp người dùng dễ dàng nhập các con số và thực hiện các phép tính. Với giao diện rõ ràng và dễ sử dụng, excel đã trở thành một công cụ đắc lực cho mọi người trong việc quản lý tiến độ công việc của mình và của doanh nghiệp.

Trong đó, file excel quản lý công việc thường phải bao gồm đầy đủ những thông tin sau: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần thực hiện, ngày tháng giao việc, ngày giờ hoàn thành, số ngày thực hiện.

Tại sao phải cần có bảng theo dõi tiến độ công việc?

Khi làm việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào, thì việc quản lý tiến độ công việc luôn là một việc cần thiết. Cụ thể, vai trò của bảng quản lý tiến độ công việc như sau:

Phân chia thời gian và phân bố nhân sự hợp lý: trong bảng excel này, mỗi công việc sẽ có những mốc thời gian hoàn thành khác nhau. Qua đó, giúp nhân viên có thể tự phân bổ thời gian một cách hợp lý cũng như đưa ra những phương án dự trù nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh như thay đổi ngày làm việc, thay đổi nhân sự…

Theo dõi và giám sát công việc của nhân viên: nhờ vào bảng quản lý tiến độ này, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tiến độ làm việc của người lao động, cũng như nhân viên có thể tự quản lý công việc của bản thân. Khi nhìn vào bảng quản lý tiến độ, bạn có thể biết được các công việc mình đã hoàn thành, có đúng với thời hạn công ty đặt ra hay không, có bị trễ tiến độ không…từ đó có thể rút kinh nghiệm và cải thiện để làm việc vừa hiệu quả và đúng thời hạn mà cấp trên đã giao.

Đánh giá chính xác tiến độ của nhân viên: bên cạnh giám sát công việc, bạn có thể đánh giá được năng lực và trình độ của nhân viên một cách khách quan và chính xác nhất.

Những nhược điểm khi sử dụng bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel

Khi sử dụng excel, không phải ai cũng có thể thành thạo sử dụng bảng tính này. Excel đòi hỏi người dùng phải biết một số những kỹ năng, các thủ thuật cũng như một số những phép toán. Thế nên, đây là một phần mềm khá phức tạp để sử dụng cho việc quản lý tiến độ công việc.

Bên cạnh đó, khả năng xử lý lưu trữ dữ liệu cũng là một điểm yếu khi sử dụng bảng tính excel. Bởi excel không có khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu cùng với thời gian lưu trữ khá ít. Đối với những doanh nghiệp cần một phần mềm lưu trữ lớn để theo dõi lại những công việc đã thực hiện trước đó thì excel không phải là một lựa chọn tối ưu.

Chưa kể đến trường hợp, mỗi ngày chúng ta phải cập nhật công việc liên tục, sau đó phải gửi cho người quản lý dự án hoặc người giám sát để kiểm tra, nếu có thay đổi thì phải chỉnh sửa và gửi một file mới. Vì thế, dễ gây chậm trễ và khó kiểm soát quá trình thực hiện công việc.

 

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là một bảng tính được trình bày khoa học, quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy vào yêu cầu công việc, mà mỗi công ty có thể lựa chọn những phần mềm quản lý khác nhau để kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên một cách hiệu quả.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *